Profession secrétariat : les fondamentaux

Objectifs

  • Comprendre le métier de secrétaire ;
  • Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat ;
  • Adapter un comportement professionnel ;
  • Développer l’autonomie et la confiance en soi ;
  • Maîtriser son organisation et la gestion de son temps au travail ;
  • Maîtriser les techniques de communication en vue de l’amélioration des relations interpersonnelles et professionnelles;
  • Rédiger convenablement les différents courriers entrants et sortants de l’entreprise ;
  • Classer suivant un ordre adéquat ;
  • Accueillir les visiteurs en face à face et au téléphone ;
  • Développer le travail en équipe.

Population Cible

  • Secrétaires débutants
  • Toute personne en reconversion au secrétariat

Contenu de la formation

MODULE I : LES COMPÉTENCES CLEES

  • L’évolution du métier
  • Les fonctions de la secrétaire de Direction (rôles et missions)
  • Les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction (déontologie)
  • L’organisation de ses activités (organiser les réunions, les déplacements, le suivi de plusieurs activités)
  • Les outils efficaces pour gérer son travail (agenda, trieurs, planning, check-list…)
  • Le guide des procédures “secrétariat” (référentiel du métier)

I. ORGANISATION, GESTION DU TEMPS

II. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS

  • La pratique de la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs (critères de choix d’un mode de classement)
  • Les règles en matière de conservation de document
  • La mise en place d’un plan de classement évolutif
  • L’organisation du classement des documents
  • La recherche de l’information (méthodologie)
  • Les supports et moyens

III. LE TRAITEMENT DES INFORMATIONS ET LE SUIVI DES DOSSIERS

  • L’indexage des documents : définition des mots clés
  • La structure de l’information
  • Les méthodes efficaces de traitement de l’information
  • La collecte et le tri des informations pertinentes
  • Savoir repérer l’essentiel et organiser un dossier
  • Les outils de suivi et de relance

MODULE II : LES ECRITS PROFESSIONNELS ET LE TRAITEMENT DU COURRIER

  • Le zéro faute (échapper aux pièges courants de l’orthographe, maîtriser les règles de grammaire…)
  • La rédaction des lettres, e-mail, fax (structure, style)
  • La réalisation des comptes rendus simples (prendre des notes, rédiger le compte rendu)
  • La présentation des écrits : maîtrise des règles fondamentales de présentation des documents.
  • Les étapes du traitement de courrier

MODULE III : LA COMMUNICATION EN FACE A FACE ET AU TELEPHONE

  • Communiquer efficacement : les exigences de la communication
  • Les bonnes pratiques téléphoniques(faire bonne impression, traiter l’appel avec amabilité, concision, et rigueur, conclure l’entretien)
  • La prise efficace des messages
  • La gestion des appels difficiles(savoir filtrer et faire barrage, gérer les interlocuteurs mécontents, insistants)
  • La gestion du stress
  • L’accueil physique

MODULE IV : LES RELATIONS PROFESSIONNELLES DANS L’EQUIPE DE TRAVAIL

  • Établir des relations constructives
  • L’adaptation au style de personnalité de son interlocuteur (management du manager)
  • Le renforcement de sa capacité d’écoute et d’influence
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DÉTAILS DE LA FORMATION

Durée                                              05 Jours

  Lieu         Cameroun, Cote d’ivoire, Congo, Gabon

  Coût                                            400 000 F CFA

  Catégorie                                  Secrétariat

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