• Comprendre le métier de secrétaire ;
• Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat ;
• Adapter un comportement professionnel ;
• Développer l’autonomie et la confiance en soi ;
• Maîtriser son organisation et la gestion de son temps au travail ;
• Maîtriser les techniques de communication en vue de l’amélioration des relations interpersonnelles et professionnelles;
• Rédiger convenablement les différents courriers entrants et sortants de l’entreprise ;
• Classer suivant un ordre adéquat ;
• Accueillir les visiteurs en face à face et au téléphone ;
• Développer le travail en équipe.

• Secrétaires débutants
• Toute personne en reconversion au secrétariat

MODULE I : LES COMPÉTENCES CLEES

• L’évolution du métier
• Les fonctions de la secrétaire de Direction (rôles et missions)
• Les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction (déontologie)
• L’organisation de ses activités (organiser les réunions, les déplacements, le suivi de plusieurs activités)
• Les outils efficaces pour gérer son travail (agenda, trieurs, planning, check-list…)
• Le guide des procédures « secrétariat » (référentiel du métier)

I. ORGANISATION, GESTION DU TEMPS

II. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS

• La pratique de la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs (critères de choix d’un mode de classement)
• Les règles en matière de conservation de document
• La mise en place d’un plan de classement évolutif
• L’organisation du classement des documents
• La recherche de l’information (méthodologie)
• Les supports et moyens

III. LE TRAITEMENT DES INFORMATIONS ET LE SUIVI DES DOSSIERS

• L’indexage des documents : définition des mots clés
• La structure de l’information
• Les méthodes efficaces de traitement de l’information
• La collecte et le tri des informations pertinentes
• Savoir repérer l’essentiel et organiser un dossier
• Les outils de suivi et de relance

MODULE II : LES ECRITS PROFESSIONNELS ET LE TRAITEMENT DU COURRIER

• Le zéro faute (échapper aux pièges courants de l’orthographe, maîtriser les règles de grammaire…)
• La rédaction des lettres, e-mail, fax (structure, style)
• La réalisation des comptes rendus simples (prendre des notes, rédiger le compte rendu)
• La présentation des écrits : maîtrise des règles fondamentales de présentation des documents.
• Les étapes du traitement de courrier

MODULE III : LA COMMUNICATION EN FACE A FACE ET AU TELEPHONE

• Communiquer efficacement : les exigences de la communication
• Les bonnes pratiques téléphoniques(faire bonne impression, traiter l’appel avec amabilité, concision, et rigueur, conclure l’entretien)
• La prise efficace des messages
• La gestion des appels difficiles(savoir filtrer et faire barrage, gérer les interlocuteurs mécontents, insistants)
• La gestion du stress
• L’accueil physique

MODULE IV : LES RELATIONS PROFESSIONNELLES DANS L’EQUIPE DE TRAVAIL

• Établir des relations constructives
• L’adaptation au style de personnalité de son interlocuteur (management du manager)
• Le renforcement de sa capacité d’écoute et d’influence