De l’archivage ordinaire a l’archivage électronique

Objectifs

  • Recenser et analyser les coûts de non-qualité générés par l’absence d’archives ou la mauvaise gestion des archives ;
  • Analyser et évaluer les pratiques d’archivage dans leur lieu de travail ;
  • Connaître les grands enjeux de l’archivage des documents,
  • Rassembler, collecter et regrouper les documents destinés aux archives ;
  • Organiser, mettre sur pied et gérer les archives,
  • Concevoir des répertoires sur ordinateur ;
  • Élaborer une procédure d’emprunt des documents archivés afin d’éviter les pertes de dossiers ;
  • Élaborer et appliquer une procédure de purge des archives et de destruction des documents inutiles;
  • Se familiariser avec un logiciel de gestion des archives ;
  • Se familiariser avec les méthodes d’archivage électronique des documents

Population Cible

  • Secrétaire
  • Agent de bureau
  • Archiviste
  • Tout employé ayant des difficultés en classement et suivi des dossiers

Contenu de la formation

MODULE INTRODUCTIF : LA GESTION DOCUMENTAIRE DANS LES ORGANISATIONS

  • Les coûts de non-qualité liés à l’archivage des documents dans les organisations
  • Présentation et analyse de l’archivage
  • Problèmes liés à l’archivage dans votre entreprise
  • Enjeux stratégiques de l’archivage des documents.

MODULE I : ORGANISATION DU PLAN D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

  • Liens entre classement et archivage
  • Type de documents à archiver
  • Principales techniques d’archivage des documents
  • Processus d’archivage : le cycle de vie du document
  • Support et matériel d’archivage
  • Elaboration du plan d’archivage
  • Mobilier et local d’archivage.

MODULE II : MISE EN PLACE ET GESTION DES ARCHIVES

  • Critères d’envoi d’un document aux archives
  • La mise à jour du classement pour constituer les archives
  • La purge et la ventilation aux archives
  • Le regroupement et le rangement des documents dans les archives
  • Le répertoire des archives : manuel et électronique sur ordinateur.

MODULE III : SECURISATION ET SUIVI DES ARCHIVES

  • Sécurisation des informations archivées
  • Gestion des accès aux archives
  • Mise à jour des archives.

MODULE IV : ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (Gestion électronique des documents)

  • Principes et enjeux.
  • La GEIDE et la GED
  • Le processus d’archivage électronique d’un document physique (dématérialisation)
  • Archivage de document papier et électronique au format PDF
  • Cas pratique de synthèse : acquisition de document papier, archivage de document virtuel au format PDF.

DÉTAILS DE LA FORMATION

Durée                                              03 Jours

  Lieu         Cameroun, Cote d’ivoire, Congo, Gabon

  Coût                                            300 000 F CFA

  Catégorie                                  Secrétariat

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